Conditions générales de vente Laboratoire départemental d'analyses de l'Aude
1. Accréditation du laboratoire
Le LDA 11 est accrédité par le COFRAC pour de nombreuses prestations selon la portée d’accréditation n°1-0927. Cette dernière est disponible sur le site www.cofrac.fr et peut être fournie sur demande au partenaire. L’analyse est réalisée sous accréditation COFRAC dans la mesure où le LDA 11 utilise une méthode accréditée. La portée d’accréditation du laboratoire est susceptible d’évoluer.
Les analyses ou prestations (prélèvement, …) pouvant être effectuées sous accréditation sont identifiées sur le devis ou sur une annexe de la convention par la présence d’un logo COFRAC ou un symbole (*).
2. Réalisation des collectes et/ou prélèvements d’échantillons
A la demande du partenaire, le LDA 11 peut effectuer la collecte des échantillons, c’est à dire, le ramassage des échantillons dans un emballage proposé par le partenaire.
Ces échantillons sont alors accompagnés de fiches de demande d’analyses proposées par le LDA 11, renseignées et visées par le partenaire.
Le LDA 11 peut également effectuer à la demande des clients des prélèvements dans le domaine de l’Hydrologie et dans le cadre de l’accréditation.
Exclusion : Le LDA 11 ne réalise ni échantillonnage ni retour d’échantillon.
3. Transport et conservation des échantillons
Les conditions de transport, le flaconnage et les quantités sont décrites dans le tableau ci-dessous en fonction de la nature des échantillons. Pour certaines analyses, le partenaire autorise la congélation des échantillons avant analyse. Le laboratoire s’engage alors à le mentionner sur le rapport d’essais. Si le flaconnage est fourni par le client, le laboratoire l’accepte sous réserve et s’exonère de son impact sur les résultats d’analyses car il ne peut attester de leur qualité.
4. Horaires du laboratoire et réception des échantillons
Les heures d’ouverture du laboratoire sont du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h00.
La réception des échantillons se fait à l’accueil selon les critères définis dans les " listes des analyses et conditions d’acceptabilité des échantillons" du LDA 11. Les listes sont disponibles à l’accueil et peuvent être fournies sur demande. Tout écart sera signalé au partenaire avant de commencer l’analyse. Si l’écart a un impact significatif sur la qualité du résultat fourni, un nouvel échantillon sera demandé au partenaire. Dans le cas contraire, un avertissement sera noté sur le rapport d’essai.
Lorsqu’une analyse est à réaliser à DLC et que celle-ci tombe en dehors des horaires d’ouverture du laboratoire, celle-ci sera faite automatiquement le premier jour ouvré suivant la date de la DLC.
5. Méthodes analytiques
Plusieurs méthodes peuvent répondre à la prestation demandée par le partenaire. Si aucune méthode n’est mentionnée par le partenaire sur la Fiche de demande d’analyse, le LDA 11 propose la méthode la mieux adaptée à ses besoins.
6. Sous-traitance et transfert d’échantillons
Dans le cas où le LDA 11 serait dans l'impossibilité de réaliser une des analyses demandées et ceci exceptionnellement, il peut proposer au partenaire une sous-traitance des échantillons, auprès d’un laboratoire accrédité COFRAC.
Dans le cas où le LDA 11 ne dispose pas des compétences nécessaires pour réaliser les analyses demandées, il peut transférer les échantillons vers un autre laboratoire compétent après accord du partenaire.
Pour les analyses de recherche de légionelles, le LDA 11 ne peut traiter les eaux colorées et/ou non filtrables ; dans ce cas les échantillons pourront être prélevés à nouveau et transférés à un laboratoire accrédité.
7. Rapport d’essais
Les résultats font l’objet d’un rapport d’essais qui est visé par l’un des signataires approuvés du LDA 11. Les incertitudes de mesure ne sont pas mentionnées sur les rapports et sont disponibles sur simple demande au LDA 11. Elles sont communiquées en cas de valeur exceptionnellement élevée.
Les rapports d’essais sont émis sous forme papier et envoyés par courrier postal. A la demande du partenaire, le LDA 11 peut les envoyer sous forme dématérialisée à condition d’avoir signé une « convention de preuve » au préalable. Toute situation d’écart survenue postérieurement à la signature du contrat sera tracée (mail, cahier de bord) et indiquée en observation sur le Rapport d’essai.
Le LDA 11 se garde le droit de ne pas rendre un paramètre sous accréditation. Dans ce cas, le laboratoire avertira le client. Les causes du retrait de la marque d’accréditation seront mentionnées dans le rapport d’essais. Les résultats d’essais ne sont alors ni présumés conformes au référentiel d’accréditation ni couverts par les accords de reconnaissance internationaux.
Le LDA 11 ne réalise pas d’avis ou interprétation, il peut cependant faire figurer sur le rapport d’essais une déclaration de conformité. Sauf avis contraire du partenaire, le laboratoire suit les réglementations en vigueur pour les déclarations de conformité. Les règles de décision ne tiennent pas compte des incertitudes sauf avis contraire du partenaire ou exigences identifiées dans la réglementation.
Le Laboratoire ne fait pas de réémission de RE lorsque le nom commercial ou la marque commerciale du produit testé a changé sans le tester à nouveau.
8. Traçabilité et conservation des données
Les rapports d’essais et les enregistrements associés (fiches de demande d’analyses, fiches de paillasse, …) permettant d’assurer la traçabilité des analyses sont conservés au LDA 11 pendant une durée de cinq ans et selon les exigences réglementaires.
9. Reproduction du rapport et utilisation de la marque
La reproduction des rapports d’essais n’est autorisée que sous forme de fac-similé intégral. Le partenaire est informé qu’il peut faire référence à l’accréditation du LDA 11 mais qu’il ne peut pas utiliser le logo COFRAC ou la référence textuelle du laboratoire.
En cas d’utilisation abusive du logo COFRAC ou de la référence textuelle du laboratoire par le partenaire, le laboratoire se réserve la possibilité d’en informer le COFRAC.
10. Impartialité et confidentialité
Le laboratoire s'engage :
- à réaliser les essais en toute impartialité
- à assurer la confidentialité de toutes les informations dont il aurait eu connaissance dans le cadre de la réalisation de ces essais
- à ne divulguer aucune information à des tiers sans accord préalable du partenaire. A cet effet, tous les salariés et les prestataires du laboratoire sont liés par une clause ou engagement de confidentialité
Pour les besoins de l’accréditation, les dossiers du client sont susceptibles d’être audités par un organisme tiers. Le laboratoire s’assurera systématiquement de la présence d’un engagement de confidentialité entre les 2 parties.
Dans le cadre des évaluations d’accréditation, le laboratoire autorise sauf avis contraire du partenaire, la présence des équipes d’évaluation du COFRAC lors des prestations réalisées sur le site. Une information préalable sera communiquée au partenaire.
En cas de dépassement d’un critère de sécurité sanitaire selon le règlement CE n°2073/2005 et selon la loi EGALIM (art.50 de la loi n°2018-938 du 30 octobre 2018) ou lorsque cela s’avère nécessaire pour prévenir ou maîtriser les risques pour la santé animale ou humaine, le partenaire est dans l’obligation de prévenir les autorités sanitaires (DDETSPP). Dans ce contexte, le partenaire autorise également le laboratoire à contacter directement ces mêmes services. Le partenaire sera prévenu par téléphone ou par mail avec accusé de réception.
Dans un souci de sécurité sanitaire, et lorsqu'il apparaît une contamination de l'installation d'eau chaude sanitaire du partenaire lors de la Recherche de Légionelles, le LDA 11 s'engage à prévenir le partenaire le plus rapidement possible par téléphone et/ou par mail (Dénombrement de Legionella pneumophila ≥ 1000 UFC/l : Arrêté du 01/02/2010).
11. Réclamations
Une réclamation est l’expression d’une insatisfaction émise par toute partie intéressée au laboratoire concernant les activités ou les résultats du laboratoire, à laquelle une réponse est attendue.
Le processus de traitement des réclamations est disponible au partenaire sur simple demande au LDA 11.
12. Tarifs et facturation
Les prestations sont facturées sur proposition de devis ou selon les tarifs en vigueur disponible sur demande. Les avis des sommes à payer sont transmis au partenaire par la Paierie Départementale de l’Aude par voie postale.